Willkommen bei AILabs
Immer erreichbar mit KI Rezeptionisten für Ihr Unternehmen
Wir entwickeln telefonische & Chat KI Bots, die Ihre Anfragen in Echtzeit entgegennehmen, häufige Fragen beantworten und direkt Termine in Ihrem Kalender buchen - 24/7, ohne Warteschleife und ohne Ausfälle. So wird Ihr Team entlastet und Ihre Kunden fühlen sich jederzeit gut betreut.
14+ Firmen digitalisiert
Kunden aus ganz Deutschland
Vorteile von AILabs
Die wichtigsten Vorteile Ihrer KI Rezeption für Praxis & Unternehmen
Mit den KI Rezeptionisten von AILabs bleiben Sie jederzeit telefonisch erreichbar, entlasten Ihr Team und schaffen ein angenehmes Erlebnis für Ihre Anruferinnen und Anrufer.
Über AILabs
„Willkommen bei AILabs - wo KI Rezeptionisten Ihren Empfang übernehmen“
AILabs entwickelt telefonische KI Rezeptionisten, die Anrufe zuverlässig annehmen, Fragen beantworten und Termine direkt in Ihrem Kalender buchen. Unser Ziel ist es, Ihren Empfang spürbar zu entlasten und gleichzeitig die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen.
Die KI führt Anrufende strukturiert durch das Gespräch, erkennt Anliegen präzise und hält sich an Ihre individuellen Vorgaben – von Öffnungszeiten über Notfallregeln bis hin zu Rückrufwünschen. So entsteht ein professioneller, freundlicher Erstkontakt, ohne dass dafür ständig Personal am Telefon gebunden ist.
Unsere Leistungen
Mit AILabs erhalten Sie nicht nur einen KI Bot am Telefon, sondern ein vollständiges Servicepaket von der Einrichtung bis zur laufenden Betreuung.
Telefonische KI Rezeption
Ihre KI Rezeption nimmt Anrufe entgegen, begrüßt Anrufende freundlich, erkennt das Anliegen und vereinbart bei Bedarf direkt Termine in Ihrem Kalender. So bleiben Sie dauerhaft erreichbar, ohne Ihr Team zusätzlich zu belasten.
Termin- & Kalendersynchronisierung
Wir binden die KI Rezeption an Ihre Praxissoftware oder Onlinekalender an. Zeitfenster, Regeln und Abläufe werden nach Ihren Vorgaben umgesetzt, damit Termine zuverlässig und strukturiert gebucht werden.
Einrichtung & Onboarding
Gemeinsam mit Ihnen definieren wir Begrüßung, Gesprächsleitfäden und wichtige Regeln. Die KI lernt typische Fragen Ihrer Anrufenden kennen, damit sie von Beginn an passend reagieren kann.
KI-Chatbot
Ein Chatbot, der typische Kundenanfragen sicher beantwortet. Wir testen auch Terminänderungen, Rückfragen und fehlende Angaben, damit der Bot im Arbeitsalltag auch wirklich hilft.
01
Verstehen
Wir analysieren Ihre aktuelle Telefon-Situation: Anrufvolumen, Öffnungszeiten, häufige Fragen und typische Abläufe. Auf dieser Basis planen wir, welche Aufgaben die KI Rezeption übernehmen soll und welche weiterhin Ihr Team erledigt.
02
Einrichten & Trainieren
Im nächsten Schritt richten wir die KI Rezeption ein, formulieren Begrüßungen, Fragen und Antworten und verbinden das System mit Ihrem Kalender oder Ihrer Praxissoftware. Die KI wird mit realen Beispielen aus Ihrem Alltag trainiert.
03
Verbessern & Ausbauen
Nach dem Start beobachten wir die Gespräche, holen Feedback von Ihnen und Ihrem Team ein und optimieren Antwortlogiken sowie Regeln. Bei Bedarf erweitern wir die KI Rezeption um weitere Standorte, Sprachen oder Abläufe.
Warum AILabs
So wird Ihre KI Rezeption Schritt für Schritt einsatzbereit
Mit AILabs führen wir Ihre Praxis oder Ihr Unternehmen in wenigen Schritten zu einer zuverlässig erreichbaren, telefonischen KI Rezeption. Von der ersten Analyse bis zur laufenden Optimierung behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Abläufe und Gesprächsqualität.
Gemeinsam legen wir fest, wie sich die KI am Telefon verhalten soll, welche Regeln gelten und wie Termine gebucht werden. So fügt sich die KI Rezeption nahtlos in Ihren Empfangsalltag ein.
- Klare Schritte von der Analyse bis zum laufenden Betrieb
- Einrichtung passend zu Ihren Öffnungszeiten, Abläufen und Regeln
- Direkte Anbindung an Kalender oder Praxissoftware
- Kontinuierliche Auswertung und Verbesserung der Gesprächsqualität
- Flexible Erweiterung für zusätzliche Standorte oder Fachbereiche
KI-Rezeptionist
Dialoge, die nachfragen, verstehen und sicher Termine buchen
Die KI Rezeption von AILabs führt echte Dialoge mit Ihren Anruferinnen und Anrufern. Sie stellt Rückfragen, wenn Informationen fehlen, wiederholt wichtige Details und fasst am Ende alles noch einmal zusammen.
So werden Namen, Kontaktdaten, Gründe für den Termin und besondere Hinweise sauber erfasst. Ihre Mitarbeitenden sehen alle Informationen direkt im Kalender oder im Dashboard und können sofort weiterarbeiten.
Adaptive Gesprächslogik
Die KI passt ihre Fragen an die Antworten der Anrufenden an. Routineanfragen werden schnell abgewickelt, komplexere Anliegen werden strukturiert erfasst oder an Ihr Team weitergeleitet.
Übersichtliches Dashboard
Im Dashboard sehen Sie Anrufzahlen, Termine und Gesprächsverläufe auf einen Blick. Sie können Begrüßungen, Fragen und Regeln jederzeit anpassen, ohne technische Vorkenntnisse.
KI-Chatbot
Kundenanfragen intelligent annehmen, nachfragen und sauber weitergeben
Unser KI-Chatbot führt natürliche Gespräche mit Ihren Kundinnen und Kunden. Er erkennt, worum es geht, stellt gezielte Rückfragen, wenn Infos fehlen, und bestätigt die wichtigsten Details am Ende kurz und klar.
So werden Name, Kontaktdaten, Anliegen, Dringlichkeit und wichtige Hinweise strukturiert erfasst. Ihr Team bekommt alles übersichtlich ins System oder per Übergabe in den passenden Kanal und kann sofort übernehmen.
Adaptive Gesprächslogik
Der Chatbot passt seine Fragen an die Antworten an. Standardanfragen werden schnell geklärt, komplexere Themen werden geordnet aufgenommen und auf Wunsch direkt an die richtige Ansprechperson weitergeleitet.
Übersichtliches Dashboard
Im Dashboard sehen Sie alle Chats, Anfragen und Statusmeldungen auf einen Blick. Texte, Fragen und Regeln lassen sich jederzeit anpassen - ohne technisches Vorwissen.
Häufige Fragen zu unseren KI Rezeptionisten
Viele Praxen und Unternehmen stellen sich ähnliche Fragen, bevor sie eine KI Rezeption einführen. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte auf einen Blick.
So sehen Sie schnell, wie sich die KI in Ihren Alltag einfügt, welche technischen Voraussetzungen sinnvoll sind und wie sicher der Umgang mit Daten ist.
01 Ersetzt die KI Rezeption mein Team?
Nein. Die KI Rezeption nimmt Ihnen vor allem Routineanrufe ab, zum Beispiel Terminwünsche und einfache Auskünfte. Ihr Team hat dadurch mehr Zeit für die Menschen vor Ort. Bei komplexen Anliegen kann jederzeit direkt an Mitarbeitende weitergeleitet werden.
02 Wie werden Termine gebucht?
Die KI verbindet sich mit Ihrem Kalender oder Ihrer Praxissoftware und trägt Termine nach klaren Regeln ein. Zeitfenster, Pausen, Behandlungsarten und besondere Vorgaben legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, damit die Planung zu Ihrem Alltag passt.
03 Muss ich meine bestehende Software wechseln?
In den meisten Fällen nicht. Oft reicht eine Anbindung an Ihren bestehenden Onlinekalender oder Ihre Praxislösung. Wir prüfen gemeinsam, welche Integration technisch sinnvoll ist und wie wir AILabs am besten anschließen.
04 Wie sicher sind die Daten meiner KundInnen?
Gespräche und Daten werden nach aktuellen Datenschutzvorgaben verarbeitet. Zugriffe, Speicherorte und Aufbewahrungsfristen werden so konfiguriert, dass sie zu Ihren internen Richtlinien passen. Auf Wunsch erhalten Sie eine klare Übersicht über alle getroffenen Maßnahmen.
05 Kann die KI auch außerhalb der Öffnungszeiten Anrufe annehmen?
Ja. Die KI Rezeption kann rund um die Uhr erreichbar sein und je nach Uhrzeit unterschiedliche Regeln anwenden. Zum Beispiel Notfallhinweise, Rückrufnotizen oder Terminbuchungen erst ab dem nächsten Werktag.
Kontakt aufnehmen
Planen Sie den Einsatz einer KI Rezeption? Sprechen wir darüber!
Sie möchten wissen, wie eine KI Rezeption konkret in Ihrer Praxis oder Ihrem Unternehmen aussehen kann? Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie Anrufe angenommen, Fragen beantwortet und Termine für Sie gebucht werden.
Gemeinsam klären wir, welche Abläufe sich automatisieren lassen, welche Systeme angebunden werden können und wie Sie Ihr Team damit spürbar entlasten.
CALL CENTER
- +49 (0) 176 / 226 2039
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